Politique KYC

1. Finalité et portée

Ponme Saldo S.L., CIF B56516628, exploite beoneboss.com sous la marque BeOneBoss. Cette politique explique comment nous vérifions l'identité des acheteurs et des entreprises, la légitimité de leurs paiements et la cohérence de leurs achats afin de prévenir la fraude et les usages abusifs.

Elle s'applique aux clients particuliers, aux entreprises, aux distributeurs et aux représentants, dans les canaux habilités et pour les produits effectivement commercialisés, notamment cartes cadeaux, bons, codes numériques, recharges mobiles et eSIM. Elle se complète par la Politique AML, la Politique de Confidentialité et les conditions de vente ainsi que les conditions de l'émetteur. Les règles impératives et les droits des consommateurs prévalent.

2. Quand nous pouvons demander une vérification

Les informations requises dépendent du produit, du montant, de la quantité, de la fréquence, du moyen de paiement, de la destination et du risque de l'opération. Nous pouvons demander des vérifications avant d'accepter ou de livrer une commande, lors de l'extension des limites ou lors de l'examen d'une activité ultérieure, notamment dans les cas suivants :

• Achats élevés, cumulés ou proches des limites d'examen.
• Différences entre l'identité, le titulaire du paiement, la facturation ou le lieu d'accès.
• Signaux de fraude, paiements refusés, contestations, documents incohérents ou activité inhabituelle.
• Relations d'affaires, exigences des fournisseurs ou correspondances potentielles sur les listes de sanctions.

Un achat offert en cadeau, un réseau partagé, un VPN ou la résidence dans un pays particulier ne prouvent pas, à eux seuls, une activité illicite. Il est interdit d'utiliser des comptes, des tiers ou des commandes distinctes pour contourner les contrôles ou les restrictions du produit.

3. Informations et documents que nous pouvons demander

Nous appliquons des niveaux de vérification de base, standard, renforcé et professionnel. Nous ne demandons que les informations pertinentes pour le cas et réutilisons les données vérifiées lorsqu'elles restent valides et suffisantes. Selon le cas, nous pouvons demander :

• Nom, prénoms, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse et pays de résidence ou de facturation ; d'autres données d'identification uniquement si nécessaires.
• Document d'identité officiel valide et lisible, comme le DNI espagnol ou le passeport. D'autres documents sont acceptés lorsqu'ils offrent des garanties suffisantes. Nous pouvons vérifier leur authenticité et leur correspondance avec la personne.
• Justificatif de domicile, comme une facture de services, un certificat ou un extrait limité, lorsque c'est pertinent. Nous pouvons demander des documents des trois derniers mois, sauf période de validité différente ou circonstances justifiées.
• Preuve de la titularité et de l'autorisation du paiement, finalité de l'achat et, lorsque le risque le justifie, origine des fonds au moyen de documents appropriés. L'origine du patrimoine n'est demandée que si une vérification supplémentaire est nécessaire.

Les clients doivent fournir des données véridiques et à jour. Ils peuvent masquer des informations sans rapport avec la vérification ou ajouter un filigrane qui ne couvre pas les éléments nécessaires. S'ils ne disposent pas d'un document habituel, ils peuvent proposer une alternative que nous évaluerons en fonction de sa fiabilité et du risque.

Nous ne demandons pas de CVV/CVC, de PIN, de mots de passe bancaires, de codes à usage unique ni le numéro complet de la carte. Cette politique n'autorise pas, à elle seule, la reconnaissance faciale automatisée ni le traitement biométrique pour l'identification unique ; ces traitements nécessitent leur propre base juridique, leur information et leurs garanties.

4. Entreprises et distributeurs

La vérification des entreprises ou KYB peut inclure des données fiscales et d'enregistrement, l'activité, les marchés, le volume attendu, les moyens de paiement, les documents de constitution et de représentation, la structure de propriété et les bénéficiaires réels. À titre de référence, nous identifions les personnes possédant ou contrôlant plus de 25 % du capital ou des voix et celles qui exercent le contrôle par d'autres moyens, conformément aux exigences applicables.

Nous pouvons recouper les documents avec les registres et des sources indépendantes. Si une personne agit pour le compte d'une autre, nous pouvons demander son identification et une autorisation. Les distributeurs doivent expliquer leur activité et leur traçabilité ; la communication des données des acheteurs finals nécessite une nécessité, une base juridique et un canal sécurisé.

5. Sanctions et examen renforcé

Nous pouvons vérifier les personnes et entités pertinentes auprès de sources de sanctions et de personnes exposées politiquement ou PEP. Les correspondances de nom sont examinées avant de conclure qu'elles concernent le client.

La qualité de PEP, de membre de famille ou d'associé pertinent peut nécessiter des informations supplémentaires, un examen renforcé et une autorisation interne, mais ne constitue pas une interdiction automatique. Les sanctions légalement applicables sont gérées selon leur portée et les règles de propriété ou de contrôle.

6. Procédure et mise à jour

Nous indiquerons la finalité de la demande, les informations nécessaires et un délai de réponse raisonnable, dans la mesure permise. La documentation sensible doit être transmise par le canal sécurisé indiqué ; des documents complets ne doivent pas être joints à un e-mail ordinaire sans instructions spécifiques de dépôt sécurisé.

Les demandes sont traitées sans retard injustifié, selon l'intégrité des informations et la complexité des vérifications. Nous pouvons envisager des alternatives moins intrusives et des prolongations de délai justifiées. Le succès d'une vérification ne garantit pas tous les achats futurs et ne remplace pas les contrôles du fournisseur de paiement ou de l'émetteur.

Le client doit signaler les changements pertinents d'identité, d'adresse, de représentation, de propriété ou d'activité. Nous pouvons mettre à jour la vérification en cas de changement, de documents expirés, d'extension des limites ou de nouveaux risques.

7. Décisions et remboursements

L'examen peut aboutir à une approbation, à une demande supplémentaire, à une approbation avec limites, à une suspension temporaire ou à un refus. Les mesures doivent être proportionnées aux faits et respecter les droits du client. Le client peut demander un nouvel examen et fournir de nouvelles informations ; les décisions automatisées sont soumises aux garanties légalement exigibles, y compris une intervention humaine lorsqu'elle s'applique.

Si une commande n'est pas livrée car la vérification ne peut être finalisée, nous gérons son annulation et la libération de l'autorisation ou le remboursement correspondant. En règle générale, le remboursement est effectué sur le moyen de paiement et le titulaire d'origine ; les alternatives nécessitent une validation. L'absence de vérification n'entraîne pas la perte automatique du montant.

Les interdictions légales, les demandes valides des autorités ou les restrictions du fournisseur de paiement peuvent influer sur le traitement. Les produits déjà livrés ou activés sont soumis à leurs conditions et aux droits légaux correspondants.

8. Protection et conservation des données

Ponme Saldo S.L. est le responsable du traitement. Les données sont utilisées pour la vérification, la prévention de la fraude, la sécurité, la résolution des incidents et les obligations spécifiques applicables, conformément à la Politique de Confidentialité. La base juridique est déterminée pour chaque traitement ; l'acceptation de cette politique ne constitue pas un consentement universel.

Nous appliquons un accès par fonction, une protection adéquate de la transmission et du stockage, un journal des accès et une suppression planifiée. Les fournisseurs et les transferts internationaux doivent disposer des garanties pertinentes. Les documents KYC ne sont pas utilisés à des fins publicitaires.

Lorsqu'il n'existe pas d'obligation de conservation AML spécifique, le critère proposé est de supprimer les copies d'identité, les images auxiliaires, les justificatifs de domicile et les preuves détaillées d'origine des fonds dans les 90 jours suivant la clôture de la vérification, sauf nécessité documentée. Le résultat minimal est conservé pendant la relation et jusqu'à 12 mois après, si nécessaire ; les données techniques de risque, en règle générale, jusqu'à 180 jours.

Les documents commerciaux et comptables suivent leurs délais spécifiques, y compris six ans à partir de la dernière écriture pertinente. Si l'activité relève de la loi 10/2010, la documentation exigible suit le délai de dix ans et les restrictions d'accès à partir de cinq ans. Des enquêtes ou réclamations peuvent justifier une conservation supplémentaire documentée ; à leur fin, s'applique la suppression ou le blocage correspondant.

9. Droits et contact

Vous pouvez exercer les droits applicables d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité à [email protected]. Nous répondons généralement dans un mois, avec les prolongations légalement permises et information préalable. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données ou d'une autre autorité compétente.

Les demandes KYC et les demandes de réexamen sont traitées à [email protected] ; l'assistance générale, à [email protected]. Nous pouvons limiter toute information dont la divulgation permettrait de contourner les contrôles ou de violer une interdiction légale, en préservant les droits exerçables.

10. Mise à jour et entrée en vigueur

La politique est révisée au moins une fois par an et lors de changements pertinents. La version approuvée entre en vigueur à sa date de publication et les changements substantiels sont communiqués lorsqu'ils affectent des relations existantes. Sa publication doit refléter les contrôles effectivement appliqués.